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Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar

onlinebanking ist ja nur einer der Mosaik-Steine in Richtung eBüro

infoman offline
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Betreff: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 19.10.2014 - 12:17 Uhr  -  
vielleicht kann man nachstehend div. Services aufführen, die User kennen bzw. selbst aktiv im Einsatz haben.
... denn egal ob backpacker oder one-man-show, bis zum Handwerker/KMU alle müssen sich mit Papier beschäftigen, insbesondere wenn Fristen einzuhalten sind und man unterwegs ist. (oder nicht selbst scannen möchte)

Scanservice + idR verbunden mit modernem Dokumenten-Management in der Cloud
www.epost.de/privatkunden/epostscan.html bspw. wenn man in Urlaub ist - E-POSTSCAN mit einer Laufzeit bis zu 4 Wochen 9,99 € (Aktionscode HERBST2014 = 50% Rabatt)
inkl. kostenlosem Fax (Empfang/Versand) und einer onlinebanking-WebGUI auf Basis von gini, welche wiederum die Technik von subsembly.com verwenden dürfte.

www.dropscan.de
www.fileee.com/scanservice

(CH) - http://www.post.ch/post-swisspostbox

Versandservice:
https://www.pixelletter.de/

Cloud-Service bzw. Bridge bzw. WebDAV
http://otixo.de/index.html
https://www.organize.me/ - ein Unternehmen der TOMORROW FOCUS AG - Technik ua. von ABBYY (bekannt durch Finereader) - OCR über das neuste FlexiCapture
www.dropbox.com - bspw. bei einigen im Einsatz im Zusammenhang mit Banking 4 von subsembly
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 25.08.2015 - 10:13 Uhr  -  
Für KMU (Kleine und mittlere Unternehmen) evtl. von Interesse:

Onlinebanking - automatischer Abgleich - Rechnungsstellung sowie Buchhaltung

all-in-one-Lösungen in der Cloud sind hier evtl. von Interesse, da man so auf allen Endgeräten Zugriff drauf hat, ohne einen "eigenen System-Admin" zu benötigen.


Eine Einstiegslösung mit gerade mal 1 Euro p. Monat zzgl. MwSt. wäre das Produkt "Sage One Angebot & Rechnung" http://www.sageone.de/preisuebersicht/
Die kostenlose Sage One App steht im App Store (iOS) und bei Google Play (Android) zum Herunterladen bereit und kann auf beliebig vielen Geräten installiert werden und ist damit mobil einsetzbar. So können Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden geschrieben oder kontrolliert werden, ob noch offene Posten vorliegen. Ausgaben können von unterwegs erfasst und kategorisiert werden.

es gibt diesbzgl. auch weitere wie Lexoffice, sevdesk, debitoor klick2, Fastbill, Billomat, Easybill, smallinvoice usw.
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 18.09.2015 - 17:46 Uhr  -  
DMS-Spezialist DocuWare ist sehr innovativ und war daher einer der ersten Unterstützer bspw. von ZUGFeRD (kostenfreien Online-Service)

div. apps u.a. scan-app: http://www.paperscanapp.com/de
ein Cloud-Portal für Privatkunden mit app: http://paperorganizerapp.com/ (ebenfalls app vorhanden)
und als nächste "Stufe" - docuware.hub - info (mindestens iOS 8.0, Android 4.0 oder Windows 8.1)

Unternehmenspage: https://www.docuware.com/de
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 28.12.2015 - 13:27 Uhr  -  
als Erweiterung zu den in #4 genannten Programme/Produkte/Unternehmen
automatische Belegverarbeitung/ Buchhaltung - weitere Player auf dem Markt: (die Grenzen zwischen Erfassung, Verarbeitung verwischen)
www.chillbill.co - Belege werden per OCR vorerfasst, danach manuell autorisiert

www.buchhaltungsbutler.de (keine Debitoren/Kreditoren) aber einfach Verarbeitung der Belege

www.smacc.io
www.candis.io
www.albuswhite.com
www.runmyaccounts.de (Deutschland Ableger) von dem schweizer Service
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 04.01.2016 - 19:33 Uhr  -  
sehr hilfreicher Thread, da sag ich mal Danke im Namen einer befreundeten Unternehmerin...
Gruß
Raimund
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 04.01.2016 - 20:46 Uhr  -  
interessant wäre ja zu wissen, welcher Bereich für die Damen von Interesse ist, da ich hier ja doch eine "wilde Cloud-Dienst-Auflistung" vorgenommen habe.
evtl. hab ich ja noch den einen oder anderen Tipp/Idee, die ich bisher oben nicht berücksichtigt habe?
bzw. nur an anderer Stelle im Forum angeschnitten habe

//edit:
@Raimund - Danke für dein Nachtrag - ja die Cloud-Lösung sind zwischenzeitlich wirklich gute Alternativen zu den Desktop-Versionen.
Sicherheit, Updates usw. alles ausgelagert und von überall zugreifbar, teils sogar mit Apps und jederzeit skalierbar was will man mehr
und selbst die Big-Player spielen ja in diesem Bereich

auch die Schnittstellen/Erweiterungen bspw. bei sageone (im Bereich Buchhaltung bspw.) an einen evtl. gewünschte Steuerberater oder Belegerfassungs-System https://xpenditure.com/de sind ja nicht zu verachten.
dh. der Endanwender kann je nach Bedarf und können entsprechende Service zubuchen, da die Partner ja entsprechende Schnittstellen haben bzw. entsprechend geschult sind.
abgesehen selbstverständlich von dem herkömmlich Import/Export (nur wer will das dann noch)

https://www.scopevisio.com/preise / https://www.lexoffice.de/preise / http://www.exactonline.de/preise bspw. sind auch modular, aber ein bisschen teurer, dafür verfügen diese in Kürze bereits über DATEVconnect online - wenn der eigene/alte Steuerberater ein schnelle/einfach Anbindung wünscht
Dieser Post wurde 3 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 05.01.2016 - 11:53 Uhr von infoman.
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 05.01.2016 - 08:04 Uhr  -  
Es geht wohl primär um die Erstellung von Rechnungen, aktuell noch Windows, wird aber wohl auf Linux umstellen. Daher bietet sich eine Cloudlösung an, die auch um Archivierung erweitert wird. Sie schaut sich wohl die Lösungen aus #4 an.
Mit den leicht zu bedienenden Einstiegsangeboten lohnt sich das Erstellen von Rechnungen mit Excel/open-/libreoffice o.ä. für immer weniger Menschen...
Gruß
Raimund
Dieser Post wurde 1 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 05.01.2016 - 08:06 Uhr von Raimund Sichmann.
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infoman offline
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Betreff: revisionssicher archivieren  -  Gepostet: 30.01.2016 - 11:09 Uhr  -  
an unterschiedlichen Stellen im Forum wird vom User angenommen, dass alles was möglich ist = Rechtens bzw. fiskalisch anerkannt wird - hier sollte man als Unternehmer noch Vorsicht walten lassen, um nicht das nachsehen zu haben
dies soll keine Rechtsberatung o.ä. werden - lediglich eine kurze Information, die jedoch unvollständig sein kann, da die Thematik (Gott sei Dank) ständig im Fluss ist. (alle Aussagen sind bisher sehr schwammig formuliert)

Bei Rechnungen bspw. war es ja eine ganze Zeit notwendig, dass diese (zwingend) eine Signatur hatten, damit gerade die Unversehrtheit nachgewiesen werden kann. Hatte man dies nicht und es kam zu einer Prüfung, gab es richtig Probleme. Diese Verpflichtung wurde jedoch zwischenzeitlich aufgehoben
Zitat
In Deutschland verlangte § 14 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur auf elektronisch übermittelten Rechnungen. Andernfalls war das rechnungserhaltende Unternehmen nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Diese Verpflichtung wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 aufgehoben. Eine Archivierung der elektronisch übermittelten Rechnung in elektronischer Form ist Pflicht, d.h. ein ausschließliches Archivieren des Ausdrucks ist damit nicht erlaubt und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. In Papierform erhaltene und erst dann gescannte Rechnungen sind jedoch ohne qualifizierte elektronische Signatur archivierbar. Der Scanvorgang muss jedoch protokolliert werden.


Die Finanzverwaltung wird es zukünftig (hoffentlich) weiter lockern, nur bis dahin sollte der Unternehmer sich konservativ verhalten.
Zitat
Wie bereits berichtet (News vom 23.7.2014), hat sich das Bayerische Landesamt für Steuern mit Verfügung vom 19.5.2014 ausführlich zu den steuerlichen Anforderungen geäußert, die an die Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen gestellt werden. Demnach reicht der bloße Ausdruck von elektronischen Auszügen bei Bankkunden mit Gewinneinkünften nicht aus, da dieser Ausdruck beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt ist, sondern lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellt. Nach der Weisung muss auch das originär digitale Dokument aufbewahrt werden. Das genutzte Datenverarbeitungsverfahren muss dabei sicherstellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss der Unternehmer gewährleisten, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen ist. Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als xls- oder csv-Datei) übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenden Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von xls- oder csv-Dateien genügt daher häufig nicht den steuerlichen Anforderungen.
Quelle

Die DATEV untersucht die Thematik ja immer wieder, ua. auch in Fallbeispielen mit Richtern/Anwälten/Fachleuten allgemein, um sodann deren Mitgliedern und Kunden Empfehlungen zu geben.
In dem Dialog-Produkt - TRIALOG www.trialog.tv - wird dies dann leicht verständlich aufbereitet.

in der Ausgabe 01/2016 (kostenloser download-Button) - steht auf Seit 10 ua.
Zitat
ersetzendes scannen - Ab in die Ablage P
Das Finanzamt billigt elektronisches Archivieren. Unternehmer können Dokumente scannen und das Original entsorgen - wenn sie die Vorgaben des Fiskus beachten

Auszug hieraus: (Details bitte unbedingt der DATEV-Ausgabe entnehmen bzw. mit dem Stb. absprechen - nachstehendes soll zum lesen/einarbeiten anregen und gleichzeitig warnen, dass die Thematik nicht easy ist.)
Zitat
Prozess: Arbeiten darf mit dem ersetzenden Scannen nur, wer organisatorisch und technisch alles richtig macht. ...
Scanverfahren: Es muss genau vorgegeben sein, wie der Prozess abzulaufen hat. ...
Technik: Für das Finanzamt ist festzuhalten, welche Geräte zum Einsatz kommen. ...
Überprüfung: Die Zahl der eingescannten Belege muss jeden Tag aufgezeichnet werden, die Prozessschritte sind regelmäßig in Stichproben zu kontrollieren...
Archivierung: Unumgänglich ist ein System mit getrenntem Pfad und eigenem Speicherort, das die revisionssichere Ablage der eingescannten Dokumente sicherstellt. Ein einfaches Speichern der Dateien in einem Ordner auf der Festplatte reicht keinesfalls aus.
Ausnahmen: Nicht jedes Dokument darf gescannt und entsorgt werden. Urkunden, Eröffnungsbilanzen oder Abschlüsse etwa sind weiterhin im Original aufzubewahren....



//edit:
dass die Angelegenheit noch in den Kinderschuhen steckt, zeigt auch dieser Artikel auf:
Zitat
Die digitale Arbeitswelt ist immer noch ziemlich analog
Das geht aus der aktuellen Smart-Worker-Studie 16 hervor. Demnach erfreuen sich “analoge” Technologien wie Drucker und Faxe immer noch großer Beliebtheit.
http://www.itespresso.de/2016/...ch-analog/
Dieser Post wurde 2 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 30.01.2016 - 14:06 Uhr von infoman.
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infoman offline
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Betreff: ScanService - Belege digitalisieren, indexieren und archivieren  -  Gepostet: 07.03.2016 - 11:10 Uhr  -  
ergänzend zu den Scan-Services in #1 bzw. #2 für Einzelhändler/KMU = https://www.steuertipps.de/lp/scanservice

  • Scannen unter Einhaltung der TR-RESISCAN
  • Sortieren
  • Volltext-Indexieren
  • Archivieren

Das Scannen Ihrer Belege erfolgt konform der Richtlinie des BSI (Einhaltung der TR-RESISCAN) und erfüllt die Voraussetzungen für das "ersetzende Scannen".
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 04.04.2016 - 09:38 Uhr  -  
Rechnungen online erstellen – der große Vergleich über 40 Anbieter von coderblog erstellt/bewertet
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steuerfuchs112 offline
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Betreff: Möglichkeiten  -  Gepostet: 13.09.2016 - 13:04 Uhr  -  
Hi,

Bin gerade zufällig darauf gestoßen, weiß nicht ob es schon wer erwähnt hat, aber wir verwenden für unser Unternehmen ChillBill: www.chillbill.co
Das geht ganz fix, weil wir viele Rechnungen per E-Mail bekommen, die kann man dann einfach weiterleitern und es wird automatisch verarbeitet. Die automatische Erfassung wird angeblich noch von Mitarbeiterin kontrolliert. Ergebnis passt auf alle Fälle zu 99.9%


Sonst habe ich lange Zervant verwendet, aber da is mir die Ansicht auf die Nerven gegangen, aber sonst auch cool, aber ein bisschen unübersichtlich. E wie fast jede Buchhaltungssoftware.
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 13.09.2016 - 13:46 Uhr  -  
@steuerfuchs112
willkommen "on Board"
siehe #5 - Danke jedoch für dein feedback/posting

die von dir genannten 2 Produkte kann man nicht direkt vergleichen
- das eine ist ja "nur" ein Digitalisierung-/Erfassung-Service (ähnlich bei Visitenkarte CardMunch [wurde eingestellt] bzw. www.fullcontact.com und nennt sich "Business Card Transcription") = siehe bspw. www.candis.io/?lang=de
- das andere ist ein "Online Rechnungsstellung Tool".
Dieser Post wurde 1 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 13.09.2016 - 13:48 Uhr von infoman.
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 01.12.2016 - 09:46 Uhr  -  
Adobe hat im Mobile-Bereich dem Reader - https://acrobat.adobe.com/de/de/acrobat/mobile-app.html - eine scan-Funktion hinzugefügt (für iOS, Android)
Zitat
NEU Als PDF scannen
Mit der Kamera Ihres Android-Smartphones können Sie Dokumente, Whiteboards, Formulare, Belege oder sonstige Inhalte erfassen und in eine PDF-Datei umwandeln.
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 13.12.2016 - 16:01 Uhr  -  
Jahresende ist ja immer auch "Fristen-Zeitpunkt"
Amagno erinnert im Newsletter dran - nachstehend Auszug
Zitat
... zum 31. Dezember 2016 läuft die GoBD**-Übergangsfrist aus. Damit wird die elektronische Archvierung zur Pflicht für Unternehmen jeglicher Größe.
Unter anderem dürfen eingehende elektronische Rechnungen dann nicht mehr in Papierform archiviert werden.
Auch die Archivierung auf einem lokalen Datenträger oder dem Netzlaufwerk ist nicht mehr zulässig.

Umgekehrt können jedoch analoge Papierdokumente digitalisiert und elektronisch archiviert werden.


weitere Infos usw unter: https://amagno.de/elektronisch...hen/14559/

**=Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
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infoman offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 16.12.2016 - 09:50 Uhr  -  
als kleines Goodie möchte ich dieses Post für einige (wenige) Wochen stehen lassen (da ich auch oben kein edit machen kann - werde es hier dann wieder löschen)

Die Macher von Chillbill.co stellen hier das Unternehmen vor, verbunden mit einem Promocode (psst => Puls4) am Ende des Clips (ca. 15sec) - "3 Monate for free"
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 20.12.2016 - 08:13 Uhr  -  
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 25.02.2017 - 17:18 Uhr  -  
T-Online-E-Mail Accounts haben direkte Anbindung an MagentaCLOUD sowie Dropbox - Account-Daten bzw. Aktivierung hier

Zitat
Letztes Update 02.02.2017 - Version 4.7 div. Optimierungen
Update 23.11.2016 - Version 4.6 - E-Mail - Änderung ua.:
  • Optimierung Anhänge aus der MagentaCLOUD speichern
  • PDF-Rechnungen bequem mit Gini-Pay online überweisen


Warum muss ich ein separates MagentaCLOUD WebDAV-Passwort einrichten?
Bestandskunden erhielten die Info: "... Da die Nutzung dieses Passwortes im Laufe des Jahres verpflichtend wird, empfehlen wir Ihnen, es bereits jetzt anzulegen ..."
Hilfestellung zur Passwortvergabe finden Sie in unseren FAQs. Alle weiteren Informationen rund um die Magenta Cloud erhalten Sie unter wwww.telekom.de/magenta-cloud.
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DankBank offline
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 05.12.2017 - 16:55 Uhr  -  
Zitat geschrieben von infoman

Für KMU (Kleine und mittlere Unternehmen) evtl. von Interesse:

Onlinebanking - automatischer Abgleich - Rechnungsstellung sowie Buchhaltung

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Rechnungsprogramme sind nicht das einzige, was für die Erstellung verwendet werden. Da gibt es auch noch weiter: Orderman, ready2order, Tillhub
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 25.02.2018 - 12:21 Uhr  -  
SmartBuchhalter - Buchhaltungssoftware - VR Banken
Zitat
Buchhaltung ist jetzt smart - mit dem SmartBuchhalter
Unkompliziert mit Rechnungen umgehen und dem Steuerberater zeitsparend und rechtzeitig alles Notwendige für die Umsatzsteuer-Voranmeldung schicken – dafür gibt es jetzt in der Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken die Neuheit SmartBuchhalter.

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http://blog.volksbank-buehl.de...schaeft-2/ bzw. https://www.volksbank-buehl.de/SmartBuchhalter

https://www.smartbuchhalter.de/
PDF: https://www.smartbuchhalter.de...eibung.pdf
(neue Funktionen/Verlauf: https://www.smartbuchhalter.de/releasenotes )

leider werden die Kosten nicht transparent dargelegt, denn neben der kostenfreien Basis-Version gibt es anscheinend kostenpflichtige Bausteine
Dieser Post wurde 2 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 25.02.2018 - 12:27 Uhr von infoman.
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Betreff: Re: Archivierung von Belegen + papierloses Büro - mit welchen Services umsetzbar  -  Gepostet: 12.03.2018 - 10:59 Uhr  -  
Digitalisierung der Tagespost - neue Anbieter neben epost (DHL) und dropscan - siehe jeweils oben

https://www.digitalkasten.de/

https://www.getcaya.com/
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