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welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren

aufgepasst zum 31.12.2016 läuft die GoBD-Übergangsfrist aus

infoman offline
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Betreff: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 20.12.2016 - 09:30 Uhr  -  
Die GoBD wird ja seit Jahren verschärft, zum 01.01.2017 greift die nächste "Stufe".

Wie bereits an anderer Stelle schon angemerkt, sind zum Jahreswechsel neue Vorschriften zur berücksichtigen.
Ein Austausch mit Bekannten ergab, dass viele Steuerberater&Co. noch keine Informationen herausgegeben haben, wie man sich ab dem Jahreswechsel zu verhalten hat.
Es liegen anscheinend keinerlei Informationen (Produkt-Empfehlungen) vor, welches System eingesetzt werden soll und wie der zukünftige workflow sein muss.

.... und dies wenige Tage vor der dateline.
Die Mandanten (Steuerpflichtige) müssen also selbst aktiv werden und sich mit dem Stb. in Verbindung setzen, am besten schriftlich und um Auskunft bitten, wie zu verfahren ist.

Wer (nur) eine digitale Rechnung erhält, ist hiervon betroffen, denn diese darf nicht mehr ausgedruckt und der "papiergebundenen Buchhaltung" hinzugefügt werden.
Vielmehr müssen dann papiergebundene Rechnungen, in digitale Dateien umgewandelt werden.
Es muss weiterhin sichergestellt werden, dass die Datei festgeschrieben/unveränderbar sind, was beispielsweise bei einem eigenen NAS (zuhause/Betrieb) nicht gewährleistet ist.
Zitat
Wer also nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBD erfüllt.


Des weiteren müssen Eingangsrechnungen binnen zehn Tage verarbeitet werden. (sprich digitalisiert, festgeschrieben, verbucht sein)
Wie die Mandanten/Steuerberater dies umsetzen, bleibt spannend.
Zitat
Die Verantwortlichkeit für etwaige Fehler bei der Umsetzung der GoBD liegt übrigens beim Unternehmer, auch wenn die Datenverarbeitung ausgelagert oder ein Dienstleister eingeschaltet wurde. Quelle


und hierbei sind die anderen Punkte wie neue Kassenanforderungen usw. noch unberücksichtigt.


Dagegen war die SEPA-Umstellung ja eine "Lachnummer" :D
zumal es anscheinend bisher kaum Kenntnis in der Breite erlangt hat oder doch?

  • welches System wird von Euch eingesetzt?
  • hat der Steuerberater ausführlich informiert?
  • reichen Euch (+ Stb.) die 10 Tage?
  • welche Tipps & Tricks habt ihr evtl.?
  • sind hier nur Freiberufler/Unternehmer betroffen oder auch Vermieter/Eigentümergemeinschaften sowie Vereine usw.
Dieser Post wurde 2 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 20.12.2016 - 09:37 Uhr von infoman.
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 20.12.2016 - 18:46 Uhr  -  
Wir haben einige Anfragen zum Thema Handling und Archivierung elektronischer Kontoauszüge vorliegen, deshalb vermute ich, dass allmählich die Informationswelle losrollt...
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infoman offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 20.12.2016 - 19:58 Uhr  -  
das ist ja nur ein Randprodukt bzw. fällt eigentlich garnicht ins Gewicht
wenn man sich mit den Vorgaben auseinander setzt, ist es nicht 5 vor 12 sondern schon nach (...daher hab ich auch nochmals explizit einen Thread hier aufgemacht - weil in dem Ausmaß war mir das nicht bekannt und ich bin diesbzgl. eigentlich nicht schlecht informiert + Anfrage an Stb. läuft bereits)

selbst beim Einsatz eines Basis-Systems wie bspw. von DATEV UnternehmenOnline, sind div. Sachen zu berücksichtigen
- Festschreibung ist/war bisher freiwillig, jetzt zwingend
- wenn jemand monatlich/quartalsweise/jährlich die Buchhaltung abgeben musste, verbunden mit Dauerfristverlängerung wurde auch nur entsprechend zu dem Abgabezeitpunkt verbucht - nun sind ja 8-10 Tage nach Rechnungseingang Pflicht

Die ganzen (Banking) Buchhaltungsprogramm sind für die Archivierung (rechtssicher in der Cloud) ja garnicht vorgesehen, dh. eigene Verbuchung fällt komplett weg.

... oder ich lese die Informationen/Vorgaben falsch
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 20.12.2016 - 23:03 Uhr  -  
Zitat geschrieben von infoman
das ist ja nur ein Randprodukt bzw. fällt eigentlich garnicht ins Gewicht

Tja, von der Sache "Kontoauszug" her hast du Recht - wirklich erschreckend ist aber die dramatisch fehlende Informationsdichte, die bei einigen Fragestellungen "durchschimmert" und das trotz Steuerberater und/oder Buchhalterstelle. Die Fragen dürften Ende Dez. 2016 nicht mehr kommen.
Die sich abzeichnenden Fehler können am Ende richtig teuer werden, man möchte bei einigen Anfragen wirklich direkt zu Steuerrückstellungen raten.
Edit:
Ich habe das auch so verstanden: Digitale Rechnungen erfordert geeignete Maßnahmen für eine digitale Archivierung. Also erfordert die aufgedrängte Telekom-Online-Rechnung oder der elektronische Kontoauszug...?
Gruß
Raimund
Dieser Post wurde 1 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 20.12.2016 - 23:07 Uhr von Raimund Sichmann.
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infoman offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 21.12.2016 - 08:37 Uhr  -  
also bis 31.12.2016:
Kontoauszüge-"Papier": kann so verarbeitet/archiviert werden
Kontoauszüge-digital: muss geprüft werden ob Finanzamt dies anerkennt (Stand Ende 2014 klick bzw. Anfrage beim FA - Banken ua. VR stellt Musterschreiben)
Belege-"Papier": kann so verarbeitet/archiviert werden
Belege-digital: Ausdruck war möglich, wenn digital-Dok. aufbewahrt wurde. (früher war mal für gewissen Zeitraum digitale Signatur zwingend)

ab 01.01.2017
Belege-"Papier": kann so verarbeitet/archiviert werden
Änderung: sollte nur 1 digitaler Beleg pro Jahr vorhanden sein - bspw. Telekom-Online-Rechnung ist alles auf digital umzustellen
Belege-digital: Ausdrucke nicht mehr zulässig, vielmehr bedarf es externes Archivierungssystem, wo die Daten festgeschrieben werden und Verarbeitung muss binnen 10 Tage nach Rechnungseingang erfolgen
sollte "Beleg-digital" greifen, sind die Kontoauszüge in der Konsequenz ja auch digital zu verarbeiten

Wenn o.g. richtig sein sollte, dann hat die Presse auch noch keinen entsprechenden "Wind" davon bekommen, denn die bisherigen Meldungen sind ja noch verhalten.
Die User hier setzen kaum entsprechende Systeme ein.
Warum aber haben die Steuerberater Ihre Mandanten nicht entsprechend informiert, haben diese selbst die Dringlichkeit/Problematik nicht gesehen bzw. sind im Jahresabschluss-Stress? nur hier kann/könnte es ja auch Haftungsprobleme geben
Dito für Hausverwaltungen usw., die ja als Dienstleister sämtliche Objekt-Belege unterjährig verarbeiten. Wenn da eine kleine/"nebenbei"-HV nicht korrekt arbeitet, ist dies erstmal ein Eigentümer-Problem, zweitrangig ein evtl. Regress.

Die Banken sollten die Empfehlung ändern, von "Fragen Sie das FA" auf "setzen Sie sich wegen GoBD dringend mit dem Steuerberater in Verbindung"
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 22.12.2016 - 19:32 Uhr  -  
Ich kann nur empfehlen, sich ggf. am besten eine frische, ggf. schriftliche "Meinung" vom Steuerberater und den IT-Verantwortlichen zu holen. Ich habe zum Thema digitale Belege in den letzten Monaten einfach zu viele falsch interpretierte Aussagen gehört.
Gruß
Raimund
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 03.01.2017 - 20:07 Uhr  -  
Zitat geschrieben von infoman
[*]hat der Steuerberater ausführlich informiert?

In einem Gespräch mit einem im Medizinbereich tätigen Unternehmen (Zitat: "Wir schreiben alles per Hand auf den Original Kontoauszug, können wir den nicht täglich zugeschickt bekommen?")
Eine Krankenkasse hatte nach dem Umsetzungsstand des digitalen Archivs/Rechnungswesens gefragt und damit eine gewisse Unruhe ausgelöst.
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 04.01.2017 - 08:11 Uhr  -  
hier stellt sich wirklich die Frage, wer ist Schuld, der Stb oder/und der Unternehmer, welcher anscheinend nicht mal diesbzgl. Basis-Wissen hat.
und auf der anderen Seite muss Ausgang und Eingang nochmals differenziert betrachtet werden.
geht es hier aber wirklich um die o.g. Problematik, weil Konzerne (u.a. KFZ bspw. Audi - EDI), Krankenkassen (Lieferanten bzw. Kunden/Versicherte o. QR-Codes) usw. führen die Rechnung-Einreichung schon lange über Daten-Bridges ab.
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 04.01.2017 - 22:15 Uhr  -  
Die Pflicht liegt ja beim Unternehmer, das ist eigentlich klar. Aber man hat ja schon eine gewisse Erwartungshaltung an einen steuerberatenden Dientleister und im konkreten Fall wurde die mangelnde Bewusstsein und Aufklärung wohl erst in einem persönlichen privaten Gespräch mit einem Mitarbeiter der Krankenkasse offensichtlich.
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 05.01.2017 - 08:56 Uhr  -  
Aber auch EDV-Dienstleister (soweit diesbzgl. überhaupt Verträge bestehen bei Einzel-/Klein und mittlere Unternehmen KMU) sind gefragt, denn E-Mails müssen ja auch, unabhängig von der Buchhaltungs-Archivierung, entsprechend gesichert werden.
Zitat
Das heißt konkret:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!

http://www.securepoint.de/prod...erung.html
Zitat
Bloß nicht löschen: Gewerbetreibende müssen e-Mails aufbewahren
Aus verschiedenen Normen gibt es für Gewerbetreibende Aufbewahrungspflichten für den täglichen e-Mail-Verkehr. Eine zentrale Norm ist § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). In diesem sind Kaufleute verpflichtet, empfangene und abgesandte Handelsbriefe 6 Jahre lang aufzubewahren. Der Begriff "Handelsbrief" ist etwas altertümlich, da das HGB ein sehr altes Gesetz ist. Obwohl das Wort "Brief" auf ein postalisches Schriftstück hindeutet ist dieser Begriff im übertragenen Sinne zu verstehen. Somit werden auch Faxe, e-Mails und alle anderen elektronischen Kommunikationsformen mit umfasst.weiter

Interessant wird es, wenn es gemixte Fax-Systeme gibt (herkömmlich und EDV-gestützte), müssen hier bspw. dann die (herkömmlichen) Papierfaxe nachträglich digitalisiert werden?

Zitat
Aufbewahrung für E-Mails und Co. - E-Mail-Archivierung: Lösungen für Exchange im Überblick

http://www.tecchannel.de/a/e-m...ck,2052957

1&1 verweist bspw. auf :Rechtssichere E-Mail - Archivierung - whitepaper mailstore

Aufbewahrung und Archivierung betrieblicher E-Mails IHK SH IHK Leipzig

matic-tec schreibt ua:
Zitat
Die BITKOM hat ein Dokument mit 10 Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD verfasst, das sehr verständlich klärt, wann und in welchem Umfang archiviert werden muss. Das Dokument kann unter hier heruntergeladen werden.
Man muss sich jedoch im Klaren sein, dass die E-Mail-Archivierung nur ein Teil der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht darstellt. Die Kanzlei PSP München hat ein 196 Seiten fassendes Dokument zu GoBD verfasst, welches umfassend informiert. Hier erfährt man detailliert, was gefordert ist. Das Dokument kann auf der Webseite www.gobd.de heruntergeladen werden. weiter


... die Bäcker, Metzger ums Eck wissen das alles "100%-ig" :D :police: denn selbst die Angebote für ein Geschäftsessen/-Party/Firmenbewirtung/Catering - digitale Tischresevierung? ....
dh. aufrüsten oder digitale Kommunikation einstellen
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Betreff: GoBD Falle Vorsicht mit Vorlagen  -  Gepostet: 10.01.2017 - 11:55 Uhr  -  
Zitat
nach Ablauf der letzten Übergangsfrist sind die GoBD seit 01.01.2017 uneingeschränkt gültig. Haben Sie Ihre Buchhaltung bereits an die neuen GoBD-Anforderungen angepasst? Im schlimmsten Fall wird Ihre Buchführung wegen Nichtkonformität mit den GoBD verworfen und die steuerrelevanten Summen geschätzt.

Besondere Vorsicht ist geboten bei der Verwendung von Vorlagen für Word, Excel & Co. zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, … – also allen “steuerrelevanten Ausgangsbelegen”.
Denn Word, Excel und Co. sind nicht GoBD-konform.

https://www.lexoffice.de/servi.../?cid=1444
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 10.01.2017 - 20:11 Uhr  -  
Word und Excel scheinen ok zu sein, wenn dies nur zur Erstellung der Rechnung, also eher wie eine Schreibmaschine verwendet werden und die Belege dann gebucht und separat in Papierform archiviert werden. Speichert man jede Rechnung als doc oder xls separat ab, muss digital revisionssicher archiviert werden. Ich frag mich, wie das kontrolliert werden soll...
Gruß
Raimund
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nofallo offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 11.01.2017 - 10:54 Uhr  -  
Zitat geschrieben von Raimund Sichmann

Ich frag mich, wie das kontrolliert werden soll...


DMS oder Archivsystem mit Timestamp, Historie, und am Besten auch Berechtigungsmanagement.


Kleiner Workaraound der mir spontan einfällt:
Excel- oder Word-Datei als überschreibbare Vorlage nutzen, Rechnung ausdrucken und den Ausdruck wieder einscannen und versenden.

Der Scan sollte dann kein Original-Beleg mehr sein. Die Rechnung ist in Papierform zu archivieren und der eingescannte Beleg ist dann nice to have.
...aber ohne Gewähr...
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Raimund Sichmann offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 11.01.2017 - 21:24 Uhr  -  
tja, was ist denn dann das Original? Der Empfänger hat die Mail mit dem Scan und nur für ihn ist es ein/das Original? Ich denke, das ist für jeden anders, also jeder für sich, aber so ganz sicher bin ich mir da nicht.

Mit meiner Bemerkung meinte ich dann auch:
Beim Ersteller: Wie will jemand kontrollieren, ob die ausgedruckte Rechnung mit einer Vorlage erstellt wurde oder mit einer einmaligen Kopie? Wäre mir neu, dass die Buchprüfer Staatstrojaner einsetzen dürfen ;)
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infoman offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 12.01.2017 - 08:17 Uhr  -  
@Raimund
zwischenzeitlich wird in .doc bzw. .xls einiges an Meta-Daten gespeichert, bspw. ja ua. das letzte Druckdatum usw. und hier liegt auch evtl. gleich wieder das Problem, dass alleine der Aufruf das Datum "aktualisiert" (Meta-Daten nicht die vom Dok. [wobei das ja auch möglich wäre aber das ist ja eine andere Baustelle])

@nofallo
bei einem workaround könnte evtl. "ersetzendes scan" reinfunken klick

Im Bekanntenkreis die Anfrage sind auch :sick:, hier mal ein Auszug vom Stb.:
Zitat
Rechnungen die Sie per Mail erhalten müssen bei Gewerbebetrieben und Freien Berufen entsprechend abgespeichert werden. Laut GOB ist dies aber schon vor dem 01.01. gewesen.

was soll man da sagen? Berater-Wechsel ...
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apab offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 12.01.2017 - 08:45 Uhr  -  
Ich meine, dass das Thema "Excel & Word nicht GoBD-konform" eine Panikmache der Vertreter der Archivierungs-Softwarebranche ist. Jedenfalls in der Art, wie das Problem umschrieben wird.

In den GoBD (Rz. 120) steht
Zitat
Beispiel 9 zu Rz. 119:
Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben.

Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird.

Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.


Also wäre die Lösung bezgl. Excel & Word:
Ausgangsseite: Excel & Word gelten als "Schreibmaschine". Der Ausdruck ist der Beleg, der zu buchen und zu archivieren ist. Excel bzw. Word-Dateien nicht speichern. Wenn doch, dann archivieren.
Eingangsseite: Keine Rechnungen im Excel- oder Wordformat annehmen (Wer macht sowas?). Wenn doch, dann archivieren.
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infoman offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 12.01.2017 - 09:54 Uhr  -  
@apab
aber im Detail liegt ja das Problem:
welcher Anwender speichert (das Dokument) den Ausdruck nicht? sprich hier muss Schreibmaschine* wirklich wortwörtlich genommen werden
* aufpassen wegen "fortlaufende" Rechnungsnummern

bzgl. Eingangsseite: die Annahme ist ja nicht nur Excel o. Word, sondern umfasst bspw. auch PDF (bzw. jpg/tiff/html aus älteren Systemen) - manche Anbieter liefern ja nur noch digitale Rechnungen

Dh. wenn wirklich konsequent Ausgang=Schreibmaschine umgesetzt wird, tappe ich beim Eingang trotzdem in die "Archivierungs-Pflicht", welche den Ausgang "aushebelt".
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msa offline
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 12.01.2017 - 11:49 Uhr  -  
Zitat geschrieben von infoman
Dh. wenn wirklich konsequent Ausgang=Schreibmaschine umgesetzt wird, tappe ich beim Eingang trotzdem in die "Archivierungs-Pflicht", welche den Ausgang "aushebelt".

Das ist wohl der Fall, den die allermeisten Rechnungsschreiber, die keine Komplettlösung mit Fakturierung, Warenwirtschaft, Buchhaltung verwenden, gehen. Word wird als Schreibmaschine benutzt und der Beleg ist der zweite Ausdruck der Rechnung, der mit einem Stempel KOPIE versehen wird. Der wird abgeheftet und später in der Buchhaltung gebucht. Die zurückbleibende Word-Datei ist nicht systemrelevant und wird offiziell weiterhin als nicht vorhanden ignoriert. Für eine WIEDERVERWENDUNG wird sie aber trotzdem gespeichert, denn es macht keinen Sinn, bei der nächsten Rechnung über den gleichen Inhalt an den gleichen Empfänger (ich denke hier jetzt z.B. an den Hausmeisterdienst, der monatlich eine Rechnung über Dienstleistung an die betreuten Objekte schreibt) alles wieder von NULL neu einzutippen - ggf. 12mal im Jahr. Man hebt die letzte Rechnung auf, aber eben nicht als Geschäftsdokument, sondern nur als Überbleibsel, das ich beim nächsten Mal wieder als weitgehend vorausgefüllte Schreibmaschine verwende. Der Unterschied liegt darin, ob es für das Unternehmen ein Geschäftsdokument oder irgendeinen Schmierzettel darstellt. Dass ich - fernab der Geschäftsdokumente - irgendwelche Schmierzettel AUCH abspeichere, um bei Bedarf wieder darauf zugreifen zu können, kann mri niemand verbieten und kann auch niemand überprüfen. Zumindestens sind wir noch nicht so weit, daß ohne Durchsuchungsbeschluß die gesamten Datenträger einer Firma durchsucht werden (können), ob da irgendwo die vorausgefüllte Rechnung für Herrn Müller zusätzlich zum Original/Kopie in der Buchhaltung noch irgendwo abgespeichert ist.

Ich gehe auch davon aus, daß das eine Panikmache der Archivierungsbranche ist, die da goldenen Boden wittert. Wenn dem wirklich so wäre, wie Du es verstehst, müßte der größte Teil aller Deutschen Personenfirmen wegen absoluter Überforderung den Geschäftsbetrieb sofort einstellen.

Und was den Fortlauf der Rechnungsnummern betrifft: Klar, darauf muß man achten. Aber nichts einfacher als das. Man muß halt irgend eine Liste führen, in der jede verwendete Rechnungsnummer sofort nach "Eintippen in die Schreibmaschine" dokumentiert wird. Dann sehe ich beim Schreiben der nächsten Rechnung sofort, welche Nummer die bekommen muß. Ob diese Liste nun in Excel geführt wird (von da aus könnte ich ggf. dann noch einen Buchungsimport für die Buchhaltung erzeugen) oder ob sie tatsächlich in einem Rechnungsausgangsbuch zeilenweise eingetragen wird nach dem Motto "Rechnung Nr. 0815 am 27.1.2016 über netto 215,27 EUR an Firma Müller" ist auch wieder nicht systemrelevant, denn dies ist auch wieder nur ein Schmierzettel. Relevant sind nur die bei der Rechnungserstellung sofort gefertigten und abgehefteten Kopie-Ausdrucke im Rechnungsausgangsordner der Buchhaltung. Alles Andere gibt's sozusagen nicht, das sind nur Arbeitserleichterungshilfsmittel, die mit der Buchhaltung nichts zu tun haben. Und irgendwelche Schmierzettel zur schnelleren Findung von irgendwas zusätzlich abzuspeichern, das kann mir niemand verbieten. Könnte ja auch jederzeit auf einem USB-Stick oder einem externen Cloudspeicher sein, der "mit der Firma nichts zu tun hat" - das findet und beweist niemand. Das mit dem Rechnungsausgangsbuch mit Handeintragung zur Ermittlung der nächsten freien Rechnungsnummer kenne ich übrigens in Natura von mehreren Kleinfirmen.

Und was jetzt die Eingangsrechnungen betrifft: Es ist "hinterher" (also bei einer Prüfung nach mehreren Jahren) sicher nicht mehr feststellbar, ob eine Rechnung beim Absender mit dem Farbdrucker ausgedruckt wurde und dann das Papier körperlich zugestellt wurde, oder ob das PDF elektronisch zugestellt und sofort nach Eingang auf dem lokalen Farbdrucker ausgedrukt wurde. Einziges Indiz (hat mir vor ca. einem Jahr ein Steuerprüfern mal gesagt) ist, ob die Rechnung ggf. Faltspuren vom Lang-Briefumschlag aufweist - das deutet dann auf körperlichen Posttransport hin, oder ob das Papier glatt ist - dann könnte es aber auch genauso gut in einem DIN C4 Umschlag ungefaltet transportiert worden sein. "Offiziell" sind natürlich alle im Ordner abgehefteten Rechnungen sämtlich in Papier eingegangen.
Dieser Post wurde 1 mal bearbeitet. Letzte Editierung: 12.01.2017 - 11:51 Uhr von msa.
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Betreff: Re: welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren  -  Gepostet: 12.01.2017 - 11:53 Uhr  -  
Zitat geschrieben von infoman

...
- manche Anbieter liefern ja nur noch digitale Rechnungen

Dh. wenn wirklich konsequent Ausgang=Schreibmaschine umgesetzt wird, tappe ich beim Eingang trotzdem in die "Archivierungs-Pflicht", welche den Ausgang "aushebelt".


Ich hatte ja nur die Excel und Word Thematik betrachtet. Von einer grundsätzlichen Pflicht zur Archivierung der per eMail ein/ausgehenden "Geschäftspost" gehe ich aus. Wobei da immer darauf zu achten ist, worüber man redet. Nicht vergessen: die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Wunschvorstellung des BMF.

Bei dem Gespräch wäre ich gern Mäuschen, wenn der Prüfer eine ansonsten ordnungsgemäße Buchhaltung moniert, nur weil die Ausgangsrechnungen per Excel geschrieben werden und die Excel-Dateien doch tatsächlich auf dem Fileserver gespeichert werden.
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